Складаючи календар, ми зазвичай не замислюємося над тим, скільки точно часу займе кожна задача. Це може бути кілька годин, одна година, півгодини або 15 хвилин – будь-які зручні нам відрізки, які використовує кожен додаток-календар. Але в таких рамках ми забираємо у себе до 20% робочого часу в день, розтягуючи завдання на годину або дві.
Особливо це справедливо для зустрічей: ми на автоматі припускаємо, що вони займуть годину, навіть якщо на ділі обговорювати довше півгодини нічого. Ми забираємо у себе до 20% робочого часу в день, розтягуючи завдання на годину або дві
Елісон Девіс, засновник і глава Davis & Company, дійшла висновку, що зустрічі тривалістю 60 хвилин – це марна трата часу. Вона створила для себе правило 10-30-50-90 – стільки хвилин повинна займати кожна зустріч в залежності від того, наскільки складні завдання стоять перед її учасниками.
ЗА 10 ХВИЛИН можна обговорити одну невелику проблему з однією людиною: коротко розповісти про прогрес, поділитися враженнями, визначити терміни рішення або в перший раз повідомити колезі про суть проблеми, щоб він потім міг над нею подумати.
30 ХВИЛИН вистачить на 60-70% зустрічей, які є або обговоренням однієї звичайної проблеми декількома людьми, або це серйозна розмова тет-а-тет.
50 ХВИЛИН займають зустрічі, де обговорюють відразу декілька проблем або одну серйозну проблему.
90 ХВИЛИН тривають зустрічі, де планують довготривалу стратегію і проводять брейнштормінг – на них краще не шкодувати часу.
Елісон Девіс, засновник і глава Davis & Company “Я дійшла висновку, що жодна зустріч не повинна тривати 60 хвилин. У більшості випадків це занадто довго; в тих же випадках, коли потрібно багато часу на брейнштормінг і обговорення стратегії, години не вистачить».
